中国员工个人信息保护

中国员工个人信息处理的合法性基础

在中国，员工个人信息的处理受《中华人民共和国个人信息保护法》（以下简称《个人信息保护法》）规范，并须结合劳动法律法规理解。《个人信息保护法》并不要求每一项人力资源活动都取得同意。第十三条规定，为订立、履行个人作为一方当事人的合同所必需，或者按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需的，可以处理个人信息；为履行法定职责或者法定义务所必需的（例如缴纳社会保险、代扣代缴个人所得税），同样可以处理。不存在其他合法性基础时，仍须取得同意，例如自选福利、面向员工的营销以及多种形式的监控。

人力资源管理这一合法性基础的效力，取决于用人单位内部规章制度的质量。允许某类处理活动的制度若未经《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称《劳动合同法》）规定的民主程序制定，或者从未向员工公示，用人单位可能难以援引该基础，而不得不转而依赖同意。此外，无论采用何种合法性基础，《个人信息保护法》的一般原则均须遵守：处理活动应当合法、正当、必要和诚信，限于最小范围，公开透明并确保安全。

跨国用人单位还应注意，员工本身就是一个庞大的群体。一家在华拥有2万名员工和外包人员的制造集团，即使相关数据从未离开其人力资源系统，也会很快触及其他规则中的重要门槛，例如数据出境数量门槛或人脸识别备案门槛。

用人单位收集哪些员工个人信息及其合法性基础

下表概括了常见的员工个人信息类别以及用人单位通常依赖的合法性基础。本表仅供规划参考，具体事实可能改变分析结论。

敏感个人信息需要格外审慎处理。生物识别、医疗健康、宗教信仰、金融账户、行踪轨迹以及未成年人的个人信息，只有在具有特定目的和充分必要性，并采取严格保护措施的情形下方可处理，且须告知处理的必要性及对个人权益的影响。以同意为基础的，必须取得单独同意。在实践尚在发展的情况下，许多用人单位即使同时依赖人力资源管理基础，也会出于审慎就敏感的人事处理活动取得单独同意。

外籍员工还会带来另一组问题。办理工作许可和居留许可需要提供护照信息、学历证书、无犯罪记录证明和体检结果，其中大部分属于敏感个人信息。用人单位通常会与出入境代理机构共享这些信息，对于外派员工，还会与其母国的薪酬和税务顾问共享。每一项数据流转都应梳理清楚：与代理机构签订委托处理协议，对发送至母国的数据开展出境分析。出入境办理流程本身，请参阅我们关于工作许可与人员流动的页面。

落实人力资源管理基础：依法制定劳动规章制度

《劳动合同法》第四条要求用人单位依法建立和完善劳动规章制度；在制定、修改或者决定直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定，并予以公示或者告知劳动者。未履行上述程序的制度，劳动争议仲裁委员会和人民法院经常不予采信。

就数据处理而言，一份设计完善的员工个人信息管理制度通常应当：

1. 列明所处理的员工个人信息类别、处理目的及所使用的系统；
2. 区分哪些活动依赖人力资源管理基础，哪些须取得同意；
3. 说明监控措施，包括覆盖哪些设备和账户，以及在何种情况下可以审阅内容；
4. 说明向集团公司、供应商及境外接收方提供数据的情况；
5. 规定保存期限和删除程序；
6. 说明员工如何行使权利以及联系人。

该制度应通过民主程序制定，由员工签收或以其他方式确认，并留存程序履行的证据。具体程序请参阅我们关于劳动合同与规章制度的页面。

工作场所监控、生物识别与人工智能工具

工作场所监控是隐私期待与经营需要冲突最为频繁的领域。出于安全和合规目的监控公司电子邮件、设备和网络，只要具有必要性、相称性，并在依法制定的规章制度中予以披露，通常可被接受。秘密监控、持续录屏、记录键盘输入或在工作时间以外追踪员工位置，则很难证明其正当性，也容易引发投诉。

生物识别考勤系统在中国的工厂和办公场所十分普遍。自2025年6月1日起施行的《人脸识别技术应用安全管理办法》要求使用人脸识别技术的处理者履行告知和同意要求，开展个人信息保护影响评估；人脸信息存储数量达到10万人的，应当在30个工作日内向所在地省级网信部门备案。存在其他非人脸识别技术方式能够实现相同目的的，不得将人脸识别作为唯一验证方式。因此，大型用人单位应提供门禁卡或密码等替代方式，并持续统计已录入人脸信息的人数。办法全文可在国家网信办网站查阅。

用于筛选候选人、评估绩效或排班的自动化工具会带来进一步的义务。《个人信息保护法》要求自动化决策保证透明度和结果公平、公正，个人有权要求说明，并有权拒绝仅通过自动化决策方式作出的、对其个人权益有重大影响的决定。请参阅我们关于人工智能与用工的页面。

员工个人信息出境

大多数跨国企业在境外运营全球人力资源系统、薪酬服务商或人才平台。国家互联网信息办公室（国家网信办）于2024年3月发布的《促进和规范数据跨境流动规定》明确，按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施跨境人力资源管理，确需向境外提供员工个人信息的，免于申报数据出境安全评估、订立个人信息出境标准合同和通过个人信息保护认证。自2025年1月1日起施行的《网络数据安全管理条例》确认了同一豁免。

该豁免很有价值，但有边界。它仅涵盖人力资源管理所必需的范围，因此出于无关目的发送的数据（例如供应商为其自身目的开展的分析）不在豁免之列。豁免也不排除《个人信息保护法》的其他要求：应当向员工告知境外接收方的名称、联系方式、处理目的、处理方式、个人信息种类以及向境外接收方行使权利的方式，并开展个人信息保护影响评估，评估报告至少保存三年。传输敏感个人信息或向用人单位集团以外的接收方传输的，应予更严格的审视。

以一家欧洲制造商为例：该公司在中国三家工厂共有6000名员工，计划将全部中国员工迁移至托管于爱尔兰的全球云端人力资源平台，在各工厂引入人脸识别闸机，并增设由美国供应商运营的全球举报热线。

较为合理的步骤是：首先通过民主程序更新员工个人信息管理制度；其次，就平台上的核心人事数据记录适用人力资源管理豁免的依据，同时对员工敬业度分析等可选模块以同意或数量门槛机制为基础；第三，提供工牌门禁作为人脸识别的替代方式，并对照10万人的备案门槛持续统计录入人数（该公司的员工规模不会达到该门槛，但规模更大的集团可能达到）；最后，对举报热线进行配置，使涉及中国的举报在境内分流处理，仅传输必要信息。

举报热线值得单独说明。举报内容常常包含对具名个人的指控，其中可能涉及敏感个人信息。应与热线服务商签订委托处理协议，向举报人提供清晰的告知；除非会妨碍调查，还应在适当阶段告知被举报人。匿名举报渠道仍属常见且合法。

相关法律文本已在国家法律法规数据库和国家网信办网站公布。没有可适用的豁免时，适用于数据出境的数量门槛请参阅我们关于数据出境的指南。

内部调查、离职与争议中的员工个人信息

内部调查依赖于审阅员工个人信息，包括电子邮件、聊天记录、报销单据和访问记录。收集之前，用人单位应确认其劳动规章制度授权开展此类审阅，界定审阅范围，记录访问人员及访问内容，并限制数据向境外导出。中国法律规定，非经中国主管机关批准，不得向外国司法或者执法机构提供存储于中国境内的数据；当内部调查与境外监管机构的问询相关联时，这一点尤为重要。请参阅我们关于员工调查与劳动尽调的页面。

员工离职会产生数据保存问题，尤其是前员工在离职多年后提出主张或监管部门进行问询时。《个人信息保护法》要求保存期限为实现处理目的所必要的最短时间，而《劳动合同法》要求用人单位对已经解除或者终止的劳动合同文本至少保存二年，税务和社会保险规定另有各自的期限。制定一份协调上述期限、并删除或匿名化其余数据的保存期限表，是最佳的防御手段。在劳动仲裁中，违反用人单位自身规章制度或《个人信息保护法》取得的监控证据可能受到质疑，因此合法收集本身也是在保护用人单位的诉讼地位。争议程序请参阅我们关于劳动仲裁与诉讼的页面。

员工权利与员工个人信息合规清单

员工与任何个人一样享有《个人信息保护法》规定的各项权利：知情权和决定权，查阅、复制权，更正权，在特定情形下的删除权，要求解释说明处理规则的权利，以及在一定情形下将个人信息转移至其他处理者的权利。此类请求常在争议期间提出，作为获取证据的手段，并可能与向当地网信部门的投诉同时出现。因此，人力资源团队需要建立核验身份、在合理期限内答复并记录处理决定的程序。

员工个人信息实务合规清单应涵盖：

• 人事数据、系统、供应商及境外接收方清单；
• 经民主程序制定、涵盖每一项人事处理活动的劳动规章制度；
• 面向候选人、员工和外包人员的中文隐私告知；
• 在必要时取得单独同意，尤其是生物识别和自选项目；
• 针对敏感个人信息、监控、自动化决策和数据出境的个人信息保护影响评估；
• 录入人数达到10万人以上的，办理人脸识别备案；
• 与薪酬、福利和IT供应商签订委托处理协议；
• 保存期限表和删除程序；
• 权利请求处理程序及人力资源人员培训；
• 依据自2025年5月1日起施行的国家网信办《个人信息保护合规审计管理办法》定期开展合规审计。

在对人事数据合规体系的审计中，最常见的错误在各行业之间高度一致：由总部制定的制度从未履行中国的民主程序；同意书将所有目的捆绑在一个签名之下；全球人力资源平台在未记录出境分析的情况下即上线运行；行政部门在未经法律审核的情况下安装生物识别系统；调查文件被整体发往境外。这些问题一经发现均不难纠正，而在争议发生前纠正，成本远低于在仲裁中为其辩护。

在香港、欧盟或美国有员工的集团，应使其中国合规方案与当地规则相协调。GDPR因劳资双方地位不平等而将同意视为雇佣关系中较弱的合法性基础，这与中国实践的侧重点恰好相反。因此，统一集团制度需要审慎处理，而不能简单翻译了事。

TRW & Co如何协助员工个人信息合规

我们协助用人单位设计既适用于中国、又与其全球方案相衔接的员工个人信息合规框架。我们梳理人事数据流转，起草员工个人信息管理制度和告知文件，评估监控及生物识别系统，记录跨境人力资源管理豁免的适用依据，并设计减少不必要数据传输的调查规程。我们提供跨境协调及国际法律与实务支持，就我们律师具有执业资格的相关境外法域法律（包括欧盟和香港的要求）出具意见，并与人力资源、IT以及劳资委员会或工会程序相协调。TRW & Co深圳代表处为外国律师事务所驻华代表机构，不从事中国法律事务；需要中国法律意见、备案或劳动仲裁代理时，我们与持牌中国律师事务所合作。如需探讨您的人事数据合规方案，欢迎联系我们。